La demande
Pour disposer d'un congé pour VAE, votre salarié doit vous adresser une demande écrite d'autorisation d'absence au moins 60 jours avant le début des actions de validation des acquis de l'expérience.
Cette demande doit préciser le diplôme, le titre, la nature et la durée des actions, ainsi que la dénomination de l'autorité ou de l'organisme qui délivre cette certification.

Votre réponse
Vous devez faire connaître par écrit votre accord ou les raisons de service motivant le report de l'autorisation d'absence.
Ce report ne peut excéder six mois à compter de la demande.

Prise en charge acceptée
Le Fafsea vous adresse une notification de financement mentionnant les divers montants de prise en charge.
La prise en charge concerne les frais d'accompagnement et/ou de validation (directement réglés à l'organisme d'accompagnement), les frais de secrétariat, photocopies et autres (réglés au salarié), le salaire (remboursé à l'employeur).

Prise en charge refusée
Le salarié a la possibilité de renoncer à son congé ou de partir en congé non rémunéré.

Statut du salarié
• Pendant le congé pour VAE, le contrat de travail est suspendu mais non rompu. Le salarié fait donc toujours partie des effectifs de l'entreprise.
• Le congé est considéré comme une période de travail pour la détermination des droits en matière de congés payés et d'ancienneté.
• La durée du congé ne peut être imputée sur les congés payés annuels.

Le maintien de la rémunération
Pendant toute la durée du congé, vous devez verser au salarié la rémunération qu'il aurait reçue s'il était resté à son poste de travail, dés lors que son financement est pris en charge par le Fafsea.
Si le salarié maintient son départ en congé malgré un refus de financement du Fafsea, vous n'êtes pas tenu de lui verser sa rémunération pendant la durée du congé.

A l'issu du congé, le salarié doit vous remettre une attestation de présence délivrée par l'organisme d'accompagnement et/ou de validation.
Au vu de cette attestation et du bulletin de salaire du mois considéré, le Fafsea vous rembourse la rémunération correspondant au congé (salaire brut + primes versées régulièrement et assujetties à cotisation + charges patronales).

La reconnaissance de la VAE comme action de formation, permet l’imputation des dépenses de VAE sur l’obligation de financement de la formation des employeurs d’au moins 10 salariés au même titre que les actions de formation professionnelle continue ou de bilans de compétence.
Le financement des actions de VAE est alors assuré sur le budget Plan de formation.

Deux conditions doivent pour cela être remplies :
- la VAE ne peut se faire qu'avec le consentement du salarié (le refus de ce dernier ne peut constituer une faute ou un motif de licenciement),
- une convention doit être signée entre l'employeur, le salarié et le ou les organismes chargés des actions de VAE.
La convention précise le diplôme, le titre ou le certificat de qualification visé, la période de réalisation, ainsi que les conditions de prise en charge des frais liés aux actions de VAE.
La signature de la convention par le salarié marque son consentement à participer à la VAE.

Pendant les actions de VAE, le bénéficiaire conserve son statut de salarié : rémunération, protection sociale, obligations vis-à-vis de l'employeur etc.

L'imputation des dépenses concerne les frais afférents :
• à la validation organisée par l'autorité ou l'organisme habilité à délivrer une certification inscrite au répertoire national des certifications professionnelles
• à l'accompagnement du candidat à la préparation de cette validation
• à la rémunération du bénéficiaire de la VAE dans la limite de 24 heures.