Assurer la fonction de tuteur

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Ce guide s’adresse aux personnes chargées d’accompagner les nouveaux salariés dans l’entreprise (hors tutorat des jeunes en contrat de professionnalisation ou d'apprentissage). Pour optimiser cette fonction de tuteur, des fiches pratiques sont disponibles dans le guide méthodologique Fafsea “Intégrer un salarié dans l’entreprise”.

Être tuteur

Votre entreprise vous a confié la mission d’accueillir, d’intégrer et de former à son poste de travail, un nouveau salarié.
Essentielle, cette fonction de tuteur doit permettre à la nouvelle recrue de devenir opérationnelle dans les meilleurs délais.
Ce guide est destiné à vous aider dans votre rôle de tuteur. Il propose des conseils et des documents à réaliser pour préparer l’arrivée du nouveau salarié.

Mission du tuteur

Le tuteur est investi de trois missions principales :

  • Mission 1: Faciliter l’intégration du salarié
  • Mission 2: Former le salarié à son poste de travail
  • Mission 3: Suivre et évaluer le travail du salarié

Mission 1 : Faciliter l’intégration du salarié

L’objectif est de créer un environnement de travail propice pour le nouveau salarié. Cette mission repose sur la transmission d’informations utiles sur l’entreprise et un accueil de qualité.

Avant son arrivée

  • S‘informer sur le profil du nouveau : âge, formation initiale, parcours professionnel ... Obtenir son CV est un minimum. L’accompagnement sera différent s’il s’agit d’une personne déjà expérimentée ou d’un jeune sortant de l’école
  • Lister toutes les informations à communiquer sur :
    • l’entreprise : historique, organisation des services, effectif, produits et services, marché et clients, valeurs, projets…
    • le poste de travail : finalité, activités, procédures, règles d’hygiène et de sécurité…
    • la vie de l’entreprise : système de restauration, horaires de travail, transports, activités proposées par le CE…
  • Réfléchir aux moyens de présenter ces informations : visites à organiser, documents à réaliser, personnes à rencontrer...
  • Réunir les documents indispensables à son travail : livret d’accueil, plaquette de l’entreprise, organigramme, liste téléphonique du personnel, procédures en matière d’hygiène et de sécurité à respecter…
  • Organiser des rencontres, au cours de la première semaine, avec les principaux responsables pour une présentation complète de l’entreprise et de ses activités.
  • Réserver dès à présent dans votre agenda des plages horaires pour assurer son accueil, sa formation et son suivi.

A son arrivée

  • Se présenter et expliquer son rôle de tuteur.
  • Mettre à l’aise le salarié pour établir une relation de confiance. S’intéresser à ce qu’il aime faire ou ne pas faire, à ses centres d’intérêt, à ses projets...
  • Organiser une visite du site.
  • Le présenter aux personnes de son équipe et des autres services.
  • Réaliser une présentation globale de l’entreprise, mettre en valeur les activités de l’entreprise et le poste qu’il va occuper. Éviter d’évoquer les difficultés et les dysfonctionnements du service.
  • Veiller à ce qu’il ne se retrouve pas seul au cours de la première journée.
  • Prévoir un entretien approfondi avec le nouveau salarié pour lui présenter en détail les activités de son emploi et pour mieux identifier son parcours professionnel antérieur.
  • Lui présenter son parcours d’intégration et lui demander son avis.
  • L’inviter à poser des questions.
  • L’aider à régler les démarches administratives liées à son embauche.

Mission 2 : Former le salarié à son poste de travail

Selon l’emploi et le profil du salarié, il s’agit de réfléchir à une démarche ”pédagogique” pour transmettre les connaissances indispensables liés au poste de travail.

Avant son arrivée

  • Lister les principales activités du poste. Aidez-vous, par exemple, d’une fiche de poste pour identifier les activités essentielles et celles qui présentent une difficulté.
  • Evaluer le temps nécessaire pour maîtriser cette activité.
  • Répertorier les informations et les savoir-faire indispensables liés au poste.
  • S’interroger sur le meilleur moyen de le former : travail en binôme, sessions de formation…
  • Noter les méthodes de travail ou les astuces lui permettant de gagner du temps.

A son arrivée

  • Avant de lui expliquer une tâche, l’interroger sur ce qu’il sait déjà faire.
  • Prendre le temps de lui expliquer la finalité de la tâche, les procédures de travail, les consignes et les mesures de sécurité à respecter. Lui proposer de prendre des notes.
  • Effectuer devant lui la tâche en commentant chaque étape. Illustrer vos explications par des schémas, des croquis ou des exemples.
  • Adopter un langage simple et compréhensible par le salarié. Lui expliquer le ”jargon du métier” et la signification des sigles.
  • Vérifier toujours que le salarié a bien compris, lui demander de refaire la tâche en expliquant ce qu’il fait.
  • En cas de mauvaise compréhension, expliquer d’une autre manière en reformulant les consignes.
  • Veiller à ne pas être dérangé pendant ces temps d’apprentissage.
  • Prévoir un travail en binôme les premiers temps, mais éviter de faire le travail à sa place.
  • Pour développer son autonomie, le laisser rapidement travailler seul sur les activités les plus simples, puis lui confier progressivement des activités plus complexes.

Mission 3 : Suivre et évaluer le travail du salarié

Cette mission suppose la formalisation d’un accompagnement et l’adoption d’une attitude de soutien pour encourager la progression du nouveau salarié.

Avant son arrivée

  • Réfléchir au mode de suivi à mettre en place en étroite collaboration avec le supérieur hiérarchique du salarié : périodicité, durée...
  • Planifier des rencontres dans le cadre d’entretiens réguliers (hebdomadaire par exemple).
  • Élaborer un outil de suivi permettant de mesurer la progression du salarié.
  • Identifier les activités et les indicateurs importants à suivre.
  • Prévoir une information régulière du supérieur hiérarchique sur la progression du salarié.

A son arrivée

  • Adopter une attitude cordiale et positive lors des entretiens périodiques.
  • Demander au salarié de s’auto-évaluer et de s’exprimer sur les difficultés rencontrées.
  • Rechercher ensemble des actions à entreprendre pour l’aider à progresser.
  • Évaluer d’abord la maîtrise technique d’une tâche, avant sa rapidité d’exécution.
  • Apprécier sa capacité d’intégration dans l’équipe.
  • Encourager ses efforts. En cas de démotivation, en rechercher ensemble la cause.
  • Évaluer toujours le travail réalisé et non la personne. Pour évaluer certaines activités agricoles, reportez-vous aux grilles d’évaluation sur http://www.fafsea.com (rubrique ”outils et formulaires”).
  • Adapter son comportement à la personnalité du salarié, en intégrant les éventuelles différences (âges, fonctions, origines culturelles...)
  • Pour favoriser son autonomie, le laisser rapidement effectuer seul certains travaux.
  • Être à l’écoute du salarié : ressenti sur l’entreprise, propositions d’amélioration, suggestions concernant son poste de travail...
  • Effectuer un bilan global transmis au supérieur hiérarchique, avant la fin de la période d’essai.